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Um Daten von Ihrer Praxis auf die hevos-Datenbank zu übertragen, führt hevos Exporte in verschiedenen Zeitabständen (Intervallen) aus. Dies dient dazu die Patientenakten lückenlos und sauber zu dokumentieren.

Sichtbarkeit der Änderungen in der Patientenakte

Tip
Standardmäßig werden Ihre Patientendaten allabendlich aus Ihrem PVS exportiert. Manche Änderungen werden aber erst im Wochen/Monats/Quartals-Export erfaßt.

Allabendlich werden all jene Einträge in die Patientenakten der hevos Datenbank importiert die von Ärzten am Tage mit dem aktuellen Datum versehen wurden. Schon am nächsten Tag sind die Änderungen in hevos sichtbar.

Wird am Tage ein Eintrag älteren Datums gelöscht oder geändert, so wird diese Änderung nicht ebenfalls im Tagesexport erfasst, da sich der Export nur an dem verknüpften Wirkdatum des Eintrags orientiert, nicht am Datum der Löschung. Die Änderung wird aber mit dem Wochen/Monats/Quartals-Export erfasst, je nachdem auf welchen Zeitraum das Wirkdatum fällt.

Wird am Tage ein neuer Eintrag mit einem älteren Datum rückdatiert, so wird diese Änderung auch nicht im Tagesexport erfasst, da sich der Export nur an dem verknüpften Wirkdatum des Eintrags orientiert, nicht am Datum der Erstellung. Die Änderung wird aber mit dem Wochen/Monats/Quartals-Export erfasst, je nachdem auf welchen Zeitraum das Wirkdatum fällt.

Prüfung vor dem Export

Bevor hevos einen Export startet, prüft es automatisch, ob es mit dem PVS verbunden ist und, ob es von diesem PC einen Export durchführen darf. Zudem ermittelt hevos vor jedem Export, welche Patienten Netzpatienten sind, indem es die Versicherungsnummern der Patienten vergleicht mit Versicherungsnummern in einer Tabelle, die die Netzverwaltung in hevos hinterlegt. So stellt hevos sicher, dass es nur Daten von Patienten ausliest, deren Versicherungsnummern mit denen in der Patiententabelle übereinstimmen und demnach Netzpatienten sind. Waren diese Prüfungen erfolgreich, erstellt hevos den Export und beginnt die zugehörigen Behandlungsdaten aus dem PVS in die gemeinsame Datenbank des Netzes zu übermitteln.

Erstmaliger Export (Initialexport)

Der "erstmalige Export" läuft automatisch direkt nach der Installation/Konfiguration einmalig für den Zeitraum "vom frühest gültigen Vertragsdatum aller Vertragspatienten bis aktuell". Diese Art von Export verwendet hevos nur ein einziges Mal direkt nach der Installation/Konfiguration für diesen Zeitraum, um Behandlungsdaten von Netzpatienten zu ermitteln, die eine Praxis in der Vergangenheit bereits behandelte.

Tagesexport (Inkrementalexport)

Diese Exportart führt hevos täglich für alle registrierten Netzpatienten durch, um Informationen tagesaktuell zu synchronisieren (abzugleichen), die sich in den Patientendaten ändern oder neu hinzukommen.
Bei jedem Export überträgt hevos die Daten aller Netzpatienten - unabhängig davon, ob sich in den einzelnen Datensätzen zwischenzeitlich etwas geändert hat. Findet hevos innerhalb der Menge der exportierten Datensätze, Datensätze mit neuen oder geänderten Patientendaten, importiert es diese in die zentrale hevos-Datenbank. Datensätze an denen sich seit dem letzten Export nichts geändert hat, sammelt hevos in einem anderen File-System des Servers.

Wochenexport

Der Wochenexport dient dazu nachträgliche Änderungen zu erfassen, die Behandler zu einem späteren Zeitpunkt in Daten vornehmen. Dazu exportiert hevos beim Wochenexport den Stand der Daten des Tages, an dem der Wochenexport stattfindet. Das bedeutet, dass sich aus dem Wochenexport erschließen lässt, was sich in den Patientendaten über den Zeitraum der letzten Woche geändert hat. Den Wochenexport führt hevos einmal pro Woche durch.

Monatsexport

Der Monatsexport dient dazu nachträgliche Änderungen zu erfassen, die Behandler zu einem späteren Zeitpunkt in Daten vornehmen. Dazu exportiert hevos beim Monatsexport den Stand der Daten des Tages, an dem der Monatsexport stattfindet. Das bedeutet, dass sich aus dem Monatsexport erschließen lässt, was sich in den Patientendaten über den Zeitraum des letzten Monats geändert hat. Den Monatsexport führt hevos einmal pro Monat durch. Den ersten Monatsexport nach der Installation, führt hevos 10 Tage nach dem erstmaligen Export durch. Darauffolgende Monatsexporte jeweils einen Monat darauf. Ist kürzlich erst ein quartaler Export gelaufen, startet hevos den darauf folgenden Monatsexport mit mindestens 10 Tagen Verzögerung zum vorherigen quartalen Export.

Quartaler Export

Der quartale Export erfasst ebenfalls den Stand von Daten, die Behandler nachträglich ändern. Diesen Export führt hevos am Ende jedes Quartals durch - also alle drei Monate. Der quartale Export überträgt den aktuellen Stand der Patientendaten der letzten drei Monate - mit allen Änderungen, die Sie innerhalb dieser drei Monate nachträglich vorgenommen haben. So stellt hevos sicher, dass es zuverlässig alle Daten erfasst und ausliest, ohne Lücken in der Patientendokumentation entstehen zu lassen.

Dies gilt nur eingeschränkt, wenn hevos den Erstmaligen Export - direkt nach der hevos-Installation - zum Ende eines Quartals durchführt: Beispielsweise, haben Sie hevos am Ende des laufenden Quartals installiert und hevos führt anschließend automatisch den erstmaligen Export aus: In diesem Fall startet hevos den darauffolgenden quartalen Export nicht direkt zu Beginn des nächsten Quartals, sondern einen Monat verzögert.Voraussetzung dafür, dass ein quartaler Export startet, ist, dass der Erstmalige Export mindestens einen Monat zurückliegen muss. Alle späteren quartalen Exporte führt hevos dann wieder jeweils zu Beginn des folgenden Quartals über den Zeitraum des vergangenen Quartals durchDa beim Tagesexport alle Daten des laufenden und des letzten Quartals abgeglichen werden, können auch nachträgliche Änderungen erfasst werden. Das bedeutet, dass der Tagesexport auch nachträgliche Eingaben des Arztes zu einem Patienten berücksichtigt.

Manueller Export

Tip
Ein manueller Export kann hilfreich sein um die Patientendaten eines bestimmten Patienten noch vor Ablauf der Woche/Monat/Quartal auf den neuesten Stand zu bringen.

Der manuelle Export muss im Menü "Administration", im Untermenü "PVS-Export Übersicht", über die Schaltfläche "Übersicht Export-Jobs" (Abbildung 1) angestoßen werden. Hier gibt es die Schaltfläche "Neuer Job" . Klicken Sie auf die Schaltfläche und es öffnet sich eine Eingabemaske (Abbildung 2). Füllen Sie diese aus und sichern Sie die Eingabe über die "Speichern" Schaltfläche . Der Export-Job wird nun gestartet.